3 tips para encontrar tus anotaciones cuando las necesitás

No hay secretos mágicos, encontrar cada cosa que apuntamos depende de nosotras. Estas son los métodos que yo aplico para anotar cosas que son mi interés (todo para que después, cuando necesito encontrarlas, sepa exactamente dónde buscar).

Generalmente todas somos de anotar cosas que nos interesa, que queremos buscar después, que queremos guardar por las dudas, etc. Las capturas de pantalla abundan, las notas del celular estallan y los papelitos en el bolso se terminan perdiendo (por suerte, de todas las anotaciones que he perdido antes, no soy consciente ni de la mitad ja!). Si sos como yo era antes, probablemente nunca sepas dónde anotas tus cosas. Y por lo tanto seguramente terminas buscando donde te parece que lo anotaste, aunque no estás muy segura. ¿Terminás diciendo siempre lo mismo? «nunca encuentro nada!».

Hoy quiero contarte cómo hice -y hago- yo para llegar a simplificar esto. Una forma que vengo implementando hace bastante y que me funciona muy bien. Claro que vos podes adaptarla para que te sea mas cómodo, sea cambiando de herramientas o definiendo otra forma, mi idea es que te sirva de inspiración.

Estos tips que te comparto ahora son las bases de todo mi sistema de organización, que uso todos los días y es el resultado de mucho tiempo de ajustes y retoques:

TIP #1. El contenedor. El primer paso es definir el contenedor. Es decir, las herramientas vas usar para volcar tus anotaciones. Te recomiendo, por experiencia, que preferentemente no sean más de dos: ejemplo, agenda y cuaderno, agenda y celular, celular y cuaderno, notas del cel y una app, etc. Es importante que estas herramientas te resulten familiares y naturales de usar. No intentes incorporar la última herramienta/app de organización del momento, yendo en contra de tus costumbres más esenciales, porque es muy probable que esto termine no funcionando. Sé fiel a vos misma y a las herramientas que ya conoces y te hacen sentir cómoda, por lo menos para empezar.

TIP #2. La distribución. El segundo paso es definir qué cosas vas a anotar en dónde. Por ejemplo, yo uso mi agenda para marcar mis objetivos, plan de acción, tareas con fechas, recordatorios, lista de tareas pendientes y anotaciones generales al final como recomendaciones, inspiración, DIY. (Ejemplo libros que leer, series para ver, lugares para visitar el finde, restaurantes, alguna receta que no son muchas, etc.).

Y en mi cuaderno anoto tres grandes cosas: ideas, proyectos y rutinas. Es decir, tengo el cuaderno dividido entre 3 partes, separados con carátulas. Cada vez que una idea viene a mi mente, la anoto ahí. Cada vez que estoy desarrollando un proyecto (sea cual sea, de vida, personal, de trabajo), lo escribo en la sección “proyectos”. También me gusta describir mis rutinas, me explayo bastante en esto asi que tengo un apartado para ello.

TIP #3. La señalización. Una vez que la división más gruesa está hecha, es momento de señalar adentro de cada sección para encontrar todo más rápido, preferentemente de un vistazo. Esto tiene que ser simple de hacer.

Yo generalmente uso símbolos. Por ejemplo, si en mis anotaciones de la agenda estoy anotando recomendaciones de libros para leer, en el margen izquierdo dibujo un símbolo, de manera que cuando estoy buscando mis recomendaciones de libros, directamente me pongo en busca de ese símbolo en particular. El secreto es previamente definir los símbolos que vas a usar y armarte una especie de guía que se llame “referencias”, donde dibujás cada uno y ponés lo que significa al lado, para no olvidar qué es cada uno y por si sos de usar muchos. Realmente funciona, lo uso mucho. Quizás a muchas les resulte más fácil hacer subdivisiones dentro de las divisiones centrales, pero a mí no me sirvió porque a veces dejaba mucho espacio que no usaba y otras veces terminaba no alcanzándome. Por eso esta estrategia de los símbolos me funciona más. En el único caso en que no lo uso es en mi plan de acción y en mi agenda fechada, ahí siento que no los necesito.

En vez de usar símbolos, también podés escribir un título en mayúscula que represente lo que escribis después, y hacerlo con lapiceras de diferentes colores dependiendo de lo que se trate. Es decir, si estás desarrollando ideas, el título puede ser IDEAS en color VERDE. Si estas apuntando tareas, el titulo puede ser TAREAS en color ROJO. Y así.

Otra idea es colocar banderitas de colores. Las uso bastante también, pero más que nada para encontrar cosas muy muy específicas que sé que voy a usar a la brevedad. Son esos señaladores de papel con pegamento, al estilo post-it. Vienen de diferentes colores, podés elegir un color por temática para diferenciar rápido en la búsqueda e incluso podés escribir un título dentro de la banderita para indicar lo que estás señalando. Lo hago y es muy pero muy práctico, te permite empezar a buscar sin siquiera abrir el cuaderno.

Recordá que el objetivo en cada caso es desarrollar un sistema con el que vos te sientas cómoda y te permita encontrar lo que estás buscando dando VISTAZOS GENERALES para no tener que detenerte a leer cada cosa que tenés escrita.

Estas son mis recomendaciones con el uso de papelería, dado que para mí son las herramientas más prácticas, pero vos podés pensar y armar un sistema de anotaciones digitales que vaya con vos y que te haga sentir cómoda al anotar todo día a día. El secreto para que funciones realmente es ese: tu comodidad.

Espero que estos pasos te inspiren para encontrar tu propio sistema de organización!

Abrazo,

Naty