Sentite (y sé) una mujer productiva!

INCLUYE DESCARGA!

Este ejercicio es parte de mi #métodopapelería: quiero que aprendas a usarla estratégicamente para que crezcas en tu ámbito laboral (ya sea en tu emprendimiento o en la empresa o institución en la que trabajas) y te sientas toda una profesional!

Te voy a proponer una serie de pasos que realmente funcionan si los aplicas con compromiso, para que termines tu día sintiéndote a gusto con vos misma porque pudiste hacer cosas que te permitieron avanzar.

Antes de empezar, quiero hacerte una pregunta: aún crees que podemos ser multitarea!? Querer hacer muchas cosas a la vez es im-po-si-ble: por ej. chequer correos, revisar la agenda y repasar listas de pendientes. Quién puede hacer todo eso junto y salir victorioso??. Hay que ser realistas. Ni el día tiene más de 24 horas, ni tu jornada de trabajo se extiende durante todo el día (ni debería!) y tampoco se trata de enloquecer queriendo hacer todo junto porque sentís que termina el día y no logras hacer nada 'productivo'.

En realidad, las tareas no son las productivas. Lo que debe ser productivo es tu día de trabajo. La forma de organizar tu tiempo y lo que haces a medida que este corre: ahí es donde hay que prestar atención.

A veces nos pasa que estamos haciendo algo, pero abrimos el mail para buscar un correo que necesitamos y de repente nos encontramos con mensajes nuevos, entonces los abrimos porque vemos que son 'importantes', y luego alguien nos llama por teléfono y nos acordamos que ayer habíamos dejado algo pendiente que tenemos que hacer. Te suena? Queremos hacer todo y todo junto! Esto no trae más que dispersión. Al final, nos lleva mucho tiempo (y energía) tratar de terminar TODAS las tareas y por eso mismo terminamos el día frustradas con la sensación de que anduvimos corriendo atrás de todo sin lograr cerrar nada.

Además, qué fácil es distraerse con tanta tecnología cerca, no? El teléfono, las redes sociales.. son LA tentación. Cualquier mensajito, notificación o sonido de nuestro teléfono tiene el poder de desviar nuestra atención. Así, la dispersión se potencia y entre que no tenemos muy en claro lo que tenemos que hacer o vamos haciendo a medida que las cosas surgen, entonces distraerse con el teléfono es muy fácil.

Es importante que nos volvamos más conscientes de lo que hacemos, cómo lo hacemos y cuándo. Si organizamos nuestras tareas podemos ver qué es importante o urgente o prioritario, qué no, y consecuentemente definir nuestro FOCO. Es decir, trabajar CONCENTRADAS sabiendo qué es lo que tenemos que hacer, y una vez que lo terminamos, saber qué sigue, conocer nuestro próximo paso.

Empecemos con este ejercicio.

Para hacerlo, vas a necesitar la ficha MI FOCO SEMANAL (link de descarga abajo). Acá te explico cómo usarla.

Este ejercicio va a depender de tu planificación anual y mensual. Por eso es importante que tengas en mente tus grandes objetivos anuales, y luego tus objetivos del mes para que puedes definir a partir de allí todo lo demás. Este ejercicio debes hacerlo al comienzo de cada semana.

PASO 1. Pensá, repasá y escribí todas las tareas o actividades (dentro de tu ámbito laboral) que:

1) tenes que realizar esta semana (pendientes, cosas nuevas, etc.) y

2) también escribí aquellas que soles hacer rutinariamente (ejemplo, revisar mails, hacer llamados, reuniones de equipo, pensar nuevos programas/productos, seguir expedientes, etc).

PASO 2. Identificá aquellas que son urgentes, es decir, que tienen fecha de caducidad o que están programadas para alguna fecha u horario en particular, luego volcalas en tu agenda. Entonces, al hacer esto, tachalas de la lista.

PASO 3. De las tareas que no tienen fecha de caducidad o no están programadas, pensá cuales son las que te acercan a tus objetivos mensuales y dales un orden (según importancia o prioridad –consigna a seguir: para que suceda esto, primero debe pasar esto-). Al hacer esto, poneles un NUMERO que te permita identificar ese orden, en la columna 'orden' de la ficha descargable.

PASO 4. De las tareas rutinarias que haces siempre y que debes hacer (aunque no se hablen directamente con tus objetivos mensuales, por ejemplo, revisar el correo), asígnales un espacio en tu agenda para hacerlas en UN momento de tu jornada de trabajo, y solo las harás en ese o esos momentos que definiste, NO EN OTROS. Ejemplo, voy a revisar el correo SOLO DOS VECES POR DIA: por la mañana apenas llego a la oficina o coworking, y luego 20min antes de irme. Entonces, en la columna 'orden' de la ficha, vas a poner esta frase 'BLOQUE CORREO', y para poder visualizarlor, sumas el BLOQUE en los días de tu agenda, según los horarios que le asignaste.

PASO 5. Identificá aquellas tareas que no te acercan o no se hablan con tus objetivos mensuales y elimínalas (o pasalas para revisar para la semana que viene, quizás? En una lista nueva). También reconocé aquellos hábitos o tareas de rutina que haces y que no te suman ni aportan NADA. Sé sincera con vos misma y no dudes en eliminarlas.

PASO 6. Ahora que ya tenes tus actividades o tareas clasificadas y filtradas, podes arrancar los días de tu semana enfocada y sabiendo lo que tenes que hacer. Para eso, antes de arrancar tu día, vas a hacer dos cosas:

1) abrir tu agenda para chequear tus actividades programadas de ese día, también visualizar tus bloques predefinidos, y

2) vas a tomar tu lista MI FOCO SEMANAL para saber cuáles tus prioridades y tareas relevantes a seguir, de manera de enfocarte en lo que realmente importa.

Debes rehacer este ejercicio una vez por semana, reconstruyendo la lista, eliminando tareas cumplidas y sumando las nuevas o pendientes. Mientras más lo hagas más fácil te será hacerlo y te aseguro que vas a terminar la semana enfocadísima y sintiéndote súper pero súper productiva. De esto hablamos cuando hablamos de organización, porque así sí se puede lograr lo que queremos!

Lo más desafiante de este reto no es enfocarse sino lograr comprender e identificar cuáles son tus prioridades, por eso es importante que tengas tus objetivos mensuales y anuales siempre en vista.

Yo aplico MI FOCO SEMANAL y la verdad es que me siento más liviana, porque no me sobrecargo de tareas durante el día y tengo bien en claro lo que tengo que hacer. Reconozco que antes 'iba haciendo lo que en el día el día surgía' y por eso sé (después de mucho perder el tiempo) que esa manera de trabajar no nos lleva a ningún lado.

Espero vos puedas implementarlo y te sirva!

Beso, Naty

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